Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für eigene Verarbeitungsvorgänge: Frank Ostermann, Albergio e.U., Zehetnergasse 42/20, 1140 Wien, Österreich. Datenschutzanfragen: info@albergio.com. Meldungen zu Sicherheitslücken: info@albergio.com. Bei personenbezogenen Daten, die Restaurantkunden im Rahmen der Nutzung ihrer Organisation verarbeiten, ist die jeweilige Rollenverteilung gesondert zu beurteilen.

Bei der Verarbeitung von Daten der Restaurantmitarbeitenden und von betrieblichen HACCP-Daten handelt Albergio regelmäßig als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Restaurantbetreibers; für eigene Kontoverwaltung, Vertragsabwicklung und Betriebssicherheit kann Albergio selbst Verantwortlicher sein. Ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag mit Restaurantkunden ist derzeit noch nicht vorhanden und muss, soweit Art. 28 DSGVO anwendbar ist, vor entsprechender Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden.

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung bei Registrierung, Nutzung und Betrieb der Albergio Restaurant-App einschließlich HACCP-Dokumentation, Warenannahme, Aufgaben, Schichtplanung, Zeiterfassung, Sensorintegration, KI-Funktionen und Abrechnung. Sie deckt die öffentliche Marketingwebsite, das Hotelportal und dort gegebenenfalls eingesetzte Dienste nur ab, soweit dies ausdrücklich genannt ist. Für diese Bereiche sind ergänzende Prüfungen erforderlich.

Verarbeitet werden Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse bzw. technischer Mitarbeiter-Login, Rolle, Sprache, Profilbild, Konto- und Änderungszeitpunkte), Restaurantstammdaten und Kontaktangaben, Aufgaben und Aktivitätsereignisse, HACCP-Aufzeichnungen (Temperatur, Reinigung, Schädlingskontrolle, Prüfungen), Warenannahmen und Lieferscheine, Schicht- und Arbeitszeiterfassungen sowie Abwesenheitsangaben einschließlich Gründen. Bei GPS-fähiger Zeiterfassung kann optional ein Standort erfasst werden. Hochgeladene Inhalte umfassen Avatare, Belege, Fotos von Kontrollen/Mängeln, Berichte und interne Feed-Beiträge. Belege können Namen, Adressen, Steuernummern und Unterschriften Dritter enthalten. Bei IoT-Gateways werden technische Gerätekennungen, Messwerte, Zeitpunkte und Geräte-IP-Adressen verarbeitet. Die App protokolliert nutzerbezogene Seitenaufrufe, Ereignistyp, Pfad und Zeitstempel; laut technischer Dokumentation keine Endnutzer-IP im Aktivitätsprotokoll. KI-Nutzungsprotokolle enthalten Modell, Tokenverbrauch und geschätzte Kosten je Restaurant.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung von Benutzerkonten und App-Funktionen, Erfüllung des SaaS-Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person Vertragspartei ist), der betrieblichen Organisation und Hygiene-/Lebensmitteldokumentation im Auftrag des Restaurants (Art. 28 DSGVO), der Rechnungslegung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit (berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, nach Interessenabwägung). Bei Beschäftigtendaten bestimmt grundsätzlich der jeweilige Arbeitgeber die einschlägige Rechtsgrundlage nach DSGVO und nationalem Recht. Optionales GPS und sensible Angaben in Abwesenheitsgründen bedürfen einer gesonderten rechtlichen Bewertung; besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO dürfen nicht ohne entsprechende Ausnahme verarbeitet werden.

Die Anmeldung ist über Google OAuth 2.0 oder E-Mail und Passwort möglich; Mitarbeitende können per Einladungslink oder technischem Login eingerichtet werden. Von Google werden E-Mail-Adresse und Anzeigename gespeichert; weitere Google-Profildaten und Google-Zugriffstokens werden laut technischer Dokumentation nicht dauerhaft gespeichert. Passwörter werden mittels BCrypt gehasht. Zur Anmeldung wird ein signiertes Zugriffstoken im localStorage des Browsers abgelegt; bei Abmeldung werden bestehende Tokens serverseitig ungültig gemacht. Passwort-Zurücksetzungslinks sind eine Stunde gültig. Für Google OAuth wird vorübergehend eine technische Sitzung verwendet.

Zur Texterkennung aus Lieferscheinen und zur Verarbeitung von Rezepten/Menüs werden Inhalte an Mistral AI übertragen. Übermittelt werden Dokumentbilder oder zu verarbeitende Texte, nicht separat die Nutzer- oder Restaurantkennung. Die Dokumente selbst können dennoch personenbezogene Angaben enthalten. Erkannter Lieferscheintext wird in der Anwendung gespeichert. Bitte keine nicht erforderlichen personenbezogenen oder besonders sensiblen Informationen hochladen. Die tatsächlichen Aufbewahrungs- und Trainingsbedingungen des Anbieters sind anhand der vertraglichen Vereinbarungen zu prüfen.

Für den Betrieb werden folgende Dienstleister eingesetzt: Hetzner Cloud (Hosting und Datenbank, Helsinki/Finnland); Cloudinary (Bildspeicherung, angegebene EU-Region Irland/Deutschland); Google OAuth (Login); Google Workspace/Gmail (transaktionale E-Mails); Mistral AI (Texterkennung und Textverarbeitung); Chargebee (Abonnements und Abrechnung, nach Unternehmensangabe EU-Datenregion); Efento Cloud (Temperatursensoren); Let’s Encrypt (TLS-Zertifikate). Auf der Website wird Calendly zur Terminvereinbarung eingesetzt. Dabei können insbesondere Kontaktdaten, Termininformationen und technische Nutzungsdaten an Calendly übermittelt werden. Für einzelne Anbieter sind mögliche Drittlandzugriffe und die jeweils geltenden Datenschutzgarantien zu berücksichtigen.

Der Großteil der genannten Infrastruktur ist nach den vorliegenden Angaben in der EU angesiedelt. Google betreibt globale Systeme; Übermittlungen in Drittländer, insbesondere die USA, können vorkommen. Soweit erforderlich erfolgen sie auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses (einschließlich EU-US Data Privacy Framework bei zertifizierten Empfängern) oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln. Die konkret geltenden Garantien sind je Dienst und Vertragskonfiguration zu dokumentieren. Eine EU-Geschäftsanschrift eines Dienstleisters allein garantiert keine ausschließliche EU-Verarbeitung.

Es gelten folgende von Albergio festgelegte Aufbewahrungs- und Löschregeln, soweit nicht zwingende gesetzliche Pflichten, die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder eine zulässige längere Speicherung entgegenstehen: HACCP-Dokumentation sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Aufzeichnung erstellt wurde; Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen grundsätzlich sieben Jahre nach den einschlägigen österreichischen Vorschriften; operative Restaurantdaten bis 90 Tage nach Vertragsende zur Bereitstellung eines Exports, danach Löschung oder Anonymisierung; Benutzerkonten spätestens 30 Tage nach endgültiger Kontoschließung; hochgeladene Bilder und Dokumente zusammen mit dem jeweiligen Datensatz, sofern keine längere Pflicht besteht; Aktivitätsprotokolle zwölf Monate; IoT-Eingangsprotokolle 90 Tage; Chargebee-Ereignisprotokolle 24 Monate. Mitarbeiter-Zeiterfassungsdaten werden nach der derzeit festgelegten betrieblichen Regel vier Jahre aufbewahrt, vorbehaltlich abweichender gesetzlicher Anforderungen. Wöchentlich erstellte Backups werden nach der festgelegten Regel vier Wochen vorgehalten und anschließend im Rotationsverfahren überschrieben oder gelöscht. Die Löschung einzelner Datensätze aus bereits bestehenden Sicherungen erfolgt bei Ablauf der jeweiligen Sicherung; bei einer Wiederherstellung sind bereits gelöschte Daten erneut zu bereinigen. Gesetzlich aufzubewahrende Datensätze werden bis zum Fristablauf gesperrt bzw. archiviert. Diese Fristen beschreiben die festgelegte Regelung; ihre technische Umsetzung und die rechtliche Anwendbarkeit auf konkrete Datentypen sind laufend sicherzustellen.

Betroffene haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch; eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen an privacy@albergio.com. In der App ist eine Datenexportanfrage über das Profil vorgesehen; die Kontolöschung ist nach Ablauf oder Kündigung des Abonnements möglich, während eine vollständige Restaurantlösung administrative Bearbeitung benötigt. Soweit Albergio nur Auftragsverarbeiter ist, werden Anfragen an das verantwortliche Restaurant weitergeleitet bzw. dieses unterstützt. Es besteht das Recht auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at) oder einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde.

Die Restaurant-App verwendet lokalen Browserspeicher für Anmeldetoken, Sprache und Checkout-Status sowie technisch erforderliche Cookies, insbesondere während der Google-Anmeldung. Nach Angaben des Unternehmens werden keine externen Analyse- oder Werbtrackingtools in der Restaurant-App eingesetzt. Auf der Marketingwebsite werden nach Unternehmensangabe Cookies im Zusammenhang mit der Calendly-Termineinbindung verwendet. Soweit für nicht technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien eine Einwilligung erforderlich ist, werden diese erst nach entsprechender Einwilligung eingesetzt. Einzelheiten zu Cookies, Anbietern und Widerrufsmöglichkeiten sind im Cookie-Banner bzw. den Cookie-Einstellungen der Website zu finden.

Zum Schutz personenbezogener Daten setzt Albergio nach der technischen Dokumentation HTTPS/TLS, private Netzwerke für Datenbankverbindungen, VPN-geschützte administrative Zugänge, zusätzliche Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen und eine logische Trennung der Restaurantdaten ein. Sicherheitsrelevante Ereignisse werden protokolliert und Systeme überwacht. Nach Unternehmensangabe werden wöchentlich Backups erstellt. Die Aufbewahrungsregel hierfür beträgt vier Wochen. Diese Beschreibung enthält keine Garantie vollständiger Sicherheit und ersetzt keine individuell vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Albergio prüft Sicherheitsvorfälle und informiert betroffene Verantwortliche unverzüglich entsprechend den vertraglichen Pflichten. Soweit Albergio selbst Verantwortlicher ist, erfolgt eine Meldung an die Aufsichtsbehörde bei meldepflichtigen Verletzungen grundsätzlich binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden (Art. 33 DSGVO); betroffene Personen werden bei voraussichtlich hohem Risiko nach Art. 34 DSGVO informiert. Die 72-Stunden-Frist gilt nicht pauschal als allgemeine Benachrichtigungsfrist für alle Restaurantkunden.

Diese Datenschutzerklärung wird bei Änderungen der Funktionen, Empfänger, Rechtsgrundlagen oder technischen Abläufe aktualisiert. Stand: 8. November 2026.

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